Czujesz, że potrzebujesz wsparcia w firmie, ale nie wiesz co mógłbyś oddelegować? Zastanawiasz się skąd rozbieżności w cennikach wśród poszczególnych WA. Ba! Nawet same wirtualne posiadają kilka cenników. Asystentki specjalizują się w różnych obszarach i mogą wesprzeć Twój biznes w bardzo wielu zadaniach. Czy zlecisz jej typowe zadania asystenckie, czy samodzielne prowadzenie projektów zależy zarówno od Ciebie jak i jej umiejętności technicznych i wiedzy praktycznej oraz doświadczenia.
Może się okazać, że wcale nie szukasz wirtualnej asystentki a w Twoim biznesie potrzebna jest wirtualna managerka lub office manager.
Oprócz specyfiki obsługiwanych klientów, zakres zadań będzie również zależał od przyjętej formuły pracy – czy pracuje na stałe dla jednego klienta, czy portfel klientów jest bardziej rozbudowany. Czy pracuje z domu, czy może wykonywać pewne obowiązki lokalnie (np. fizyczna obecność i pomoc przy organizacji szkolenia prowadzonego przez klienta – choć takie zajęcia podchodzą raczej pod obowiązki project managera). A może podróżuje i z tego powodu może wykonywać tylko zadania przed ekranem laptopa?
_____
Jakie więc są WA, i czym się zajmują w poszczególnych zakresach?
Najogólniej mówiąc, w branży wirtualnych asystentek, najczęściej spotkacie:
- General VA (ogólne wirtualne asystentki)
- Wirtualne Asystentki ze specjalizacją
- Wirtualny Office Manager
- Wirtualny Web Manager / Web Assistant
- Wirtualna Managerka
Przyjmijmy, że ogólnie zadania WA można podzielić na:
- zadania marketingowo – sprzedażowe: np. zarządzanie stronami internetowymi i profilami w social media (odpowiadanie na komentarze, wiadomości i opinie, pozyskiwanie odbiorców, analiza ruchu na poszczególnych podstronach, optymalizacja pod kątem SEO, itp.), prowadzenie aukcji w Internecie, w ograniczonym stopniu obsługa sklepów internetowych, obsługa kanałów reklamowych w sieci (tematyczne serwisy www, AdWords, Analytics, reklama Facebook i LinkedIn, reklama na Youtube).
- administracja, czyli np.: odbieranie telefonów, odpowiadanie na emaile, obsługa newslettera, proste tłumaczenia, umawianie spotkań z klientami, transkrypcja audio i video.
- zadania kreatywne: projektowanie graficzne, ogólnie pojęty content design, copywriting, ghostwriting (np. zawartość strony internetowej, artykuły na bloga, stworzenie infografiki, itp.), edycja video i audio, pisanie artykułów tematycznych i obecność w prasie, gościnne wpisy na blogach i serwisach www napędzające ruch na stronie Klienta.
- research i badania: znalezienie ofert nieruchomości, potencjalnych odbiorców usługi Klienta, lokalnych i ogólnopolskich eventów, szkoleń i konferencji, research książek i publikacji wartych przeczytania, research zadanych treści i materiałów.
- zadania concierge: rezerwacja podróży, wakacji dla całej rodziny lub wizyty u lekarza specjalisty czy biletu na spektakl, pomoc przy organizacji eventów, w tym wydarzeń prywatnych.
- zadania z zakresu rozwoju osobistego i tzw. lifestyle management: np. przypomnienia o ważnych datach, cyklicznych wydatkach, umówienie na spotkanie, przypilnowanie terminów, przygotowanie trendów modowych, wyznaczenie harmonogramu do osiągnięcia celu, pomoc w kreowaniu i zarządzaniu marką osobistą Klienta lub stworzenie listy branżowych eventów, na których Twój Klient powinien bywać.
Oczywiście jest to tylko ogólny zarys obowiązków Wirtualnej Asystentki – są to jednak tematy, które nie powinny sprawić trudności żadnej asystentce, nawet tej początkującej lub tej nastawionej na specjalizację i bardzo wąską grupę odbiorców.
Wirtualna Asystentka, Office Manager, Wirtualna Managerka a może Web Manager?
Wirtualne Asystentki również mają nisze, w których się specjalizują. Można jednak nadać im pewne role. Może taki podział pozwoli Ci na łatwiejsze określenie czego oczekujesz od swojej VA?
Wirtualna Asystentka
Podstawowe zadania:
- Zarządzanie skrzynką mailową (filtrowanie e-maili i odpowiadanie na nie)
- Zarządzanie kalendarzem spotkań
- Rezerwacja podróży
- Pomoc przy logistycznej organizacji zebrań i wydarzeń
- Archiwizowanie dokumentów w chmurze
- Wyszukiwanie wyników w przeglądarce
- Zarządzanie kontaktami w CRM
- Wysyłanie przypomnień
- Wysyłanie kartek z życzeniami i zakup prezentów, rezerwacje biletów itp.
- Opłata rachunków
- Przygotowywanie dokumentów różnego rodzaju (Word, Excel)
- Przygotowanie prezentacji
- Realizacja różnych formularzy
- Realizacja prostych raportów
- Transkrypcje audio / video
- Przekształcanie dokumentów ze wszystkich na wszystkie formaty
- Przygotowanie e-book
- Poprawki tekstów
- Drobne tłumaczenia
- Optymalizacja bloga
- Przygotowywanie prostych grafik na stronę www i social media
- Obsługa newsletterów
Wirtualna asystentka, może być ukierunkowana na konkretną specjalizację (lub nawet 2-3), w której wesprze przedsiębiorcę w szczególny sposób. Jeśli więc poszukujesz wsparcia głównie do social mediów albo obsługi bloga, szukaj wśród właśnie takich propozycji. W ostatnim czasie pojawia się również wiele ciekawych ofert skierowanych do konkretnych branż. Na kursach, które prowadzę opracowujemy właśnie takie nisze: dla branży beauty, dla prawników, czy oferta skierowana do branży handmade. W ten sposób oprócz świetnie przygotowanej wirtualnej asystentki, dodatkowo przedsiębiorca zyskuje osobę doświadczoną i zainteresowaną tematyką danego rynku.
Wirtualny Office Manager
Zarządzanie biurem, wsparcie w kontraktowaniu innych specjalistów i ewentualnie zarządzanie grupą lub projektem a także w zmniejszonym zakresie wykonywanie roli project managera.
- Wyszukiwanie profesjonalistów do konkretnego zlecenia / projektu
- Wstępny wybór kandydatów
- Przygotowanie kontraktu między klientem a profesjonalistą
- Formacja nowych osób zakontraktowanych do projektu
- Stworzenie projektu w Asana lub Trello
- Zarządzanie projektem we wszystkich swoich stadiach
- Przygotowanie materiału edukacyjnego
- Organizowanie i uczestnictwo w zebraniach tygodniowych follow up
- Obsługa administracyjna firmy
Web Assistant
Wsparcie w serii działań w sieci, czyli można powiedzieć, że jest to po trochu wirtualna asystentka, wirtualny office manager i specjalista od social media.
I. Zadania związane z www:
- Wyszukiwanie zdjęć w bankach zdjęć i stock
- Zarządzanie archiwum zdjęć
- Optymalizacja zdjęć
- Realizacja postu
- Wyszukiwanie zawartości do zredagowania postu
- Przygotowanie artykułów z zawartością wysłana przez klienta
- Programowanie postów na blogu
- Moderowanie komentarzy na blogu
- Aktualizacja WordPress
- Instalowanie i konfiguracja plugin
- Regularne aktualizowanie plugin
- Wyszukiwanie stron, na których pisać guest posts
II. Content & visual content
- Strategia zawartości
- Realizacja zawartości (copywriting)
- Content curation
- Realizacja grafiki reklamowej (banners, covers, itd.)
- Realizowanie logo
- Realizacja infografik
- Modyfikacja zdjęć w Photoshop lub podobne programy
III. Zadania związane z social media
- Przygotowanie planu marketing
- Przygotowanie planu edytorialnego
- Realizacja i aktualizacja kalendarza w social media
- Realizacja fanpage w FB
- Stworzenie i / lub optymalizacja tekstów do strony
- Realizacja cover i zdjęcia w profilu
- Przygotowanie zawartości w formacie tekstowym i visual
- Programowanie zawartości do strony
- Moderowanie komentarzy
- Odpowiadanie na wiadomości
- Konfiguracja Chatbot dla Messenger
- Wyszukiwanie grup targetowych
- Filtrowanie próśb kontaktowych na profilu osobowym
- Odpowiadanie na wiadomości
- Realizacja i zarządzanie Facebook Ads
- Realizacja / dostosowywanie account Twitter
- Programowanie zawartości w Twitter
- Wyszukiwanie hashtags
- Optymalizacja profilu Linkedin
- Wyszukiwanie kontaktów z target
- Wyszukiwanie grup
- Odpowiadanie / filtrowanie wiadomości
- Realizacja konta Pinterest
- Wyszukiwanie kontaktów
- Realizowanie zdjęć
- Publikacja zdjęć
- Realizacja i personalizowanie kanału youtube
- Realizacja playlists
- Upload video
- Montaż video
- Realizacja i podkładanie napisów
- Realizacja podcastów
- Publikacja prezentacji slideshare
- Realizacja wysyłki w programach autoresponder
- Aktualizacja list (dodawanie, wykreślanie suskrybentów)
IV. Różne zadania z zakresu web marketingu
- Analiza strony
- Wyszukiwanie słów kluczowych, ustawienia SEO
- Przygotowanie raportów w Google Analytics
- Realizacja landing page
- Konfiguracja platformy płatności dla strony
- Konfiguracja platformy do e-learning
- Wsparcie i moderowanie w webinarach
Wirtualna Managerka
Rolą WM jest zarządzanie wszystkimi elementami firmy, tak by przedsiębiorca mógł skupić się już tylko na wzroście i pracy z klientami. Jest niejako połączeniem wirtualnej asystentki z project managerem, czyli koordynuje projekty, szuka rozwiązań najlepszych dla biznesu swojego klienta, opracowuje strategie i content. Czym taka osoba różni się od project managera? PM szuka podwykonawców i nadzoruje wykonanie poszczególnych elementów projektu. Wirtualna managerka zaś to osoba, która jest współodpowiedzialna za projekty swojego klienta ale i osobiście wykonuje część zadań. Jednocześnie wykorzystuje swoją wiedzę i doświadczenie, więc jest w stanie większość zadań wykonać sama. Jest współodpowiedzialna za biznes klienta, więc nie będzie tylko wykonawcą zleconych zadań technicznych ale kreatywnym partnerem do burz mózgów i pomysłów.
Charakteryzuje ją też duże doświadczenie i bardzo duże umiejętności techniczne. Zawsze jest to osoba o doskonałej wiedzy w swojej specjalizacji. Poprzez wysokie umiejętności interpersonalne potrafi doradzić programy, aplikacje i przede wszystkim rozwiązania marketingowe i strategiczne najlepsze dla swoich klientów. To zawsze będzie osoba nastawiona na stałą współpracę.
Wirtualna managerka, to taka WA na „dopalaczach”. Wielu przedsiębiorców poszukując WA, tak naprawdę szuka właśnie WM, czyli kogoś, kto będzie dla niego oparciem w biznesie. I dziwi się, a czasami nawet zawodzi na współpracy z WA. Zupełnie niepotrzebnie i niesprawiedliwie.
Oczywiście, to tylko przykłady, ale może taki podział pozwoli Ci na łatwiejsze określenie kogo dokładnie potrzebujesz w swojej firmie?
Podobał Ci się ten artykuł?
Podziel się swoja opinią udostępniając go publicznie, ponieważ pomagasz w ten sposób rozwijać się tej witrynie.
Twój biznes stoi w miejscu? Potrzebujesz wsparcia?
Zatrudnij Wirtualną Managerkę! Zapraszam serdecznie do kontaktu, to może być twój pierwszy krok do sukcesu!
mój e-mail: info@elawolinska.pl