Koniec roku to czas, kiedy robimy podsumowanie ostatnich dwunastu miesięcy i rozliczamy finansowo rok. To również ten moment, kiedy zaczynamy powoli myśleć o nowych projektach i planujemy powoli pierwszy kwartał nowego roku. Pewnie niektóre z Was już planują cały 2023 rok, być może w sferze prywatnej lub związanej z wakacjami. Aby zmieścić w kalendarzu wszystkie zadania i plany, trzeba się czasami porządnie nagimnastykować. Zwłaszcza jeśli odpowiadamy również za nasze rodzinne terminarze.
Mając na uwadze charakter pracy wirtualnej asystentki, mam dla Ciebie propozycję systemu, który pomoże zaplanować cały rok z góry. Nie będziesz musiała spędzać za dużo czasu na samym planowaniu i przepisywaniu co miesiąc projektów czy zadań, które ulegną przesunięciu.
Metoda Alastaira – czym jest running list?
Metodą, którą chcę Ci dziś pokazać jest tak zwana running list, czyli „biegnąca lista”, która opiera się na konkretnych ramach czasowych dla danego zadania, ale bez określania terminu. Powstała ona na założeniach stworzonych przez Alastaira Johnstona, który podczas tworzenia swojej przyszłości (tzw. future log), potrzebował spojrzenia z góry na kilka miesięcy do przodu. Planowanie miesięczne na osobnych kartach nie spełniało jego potrzeb. Stworzył więc otwartą listę zadań, w której przypisywał konkretne wydarzenie do określonego miesiąca. Pozostawienie listy otwartej pozwalało mu na swobodne dopisywanie kolejnych wydarzeń i spojrzenie z lotu ptaka na miesiące do przodu.
Zasady planowania i możliwości personalizacji
Podstawową zasadą metody Alastaira jest tabela, składająca się z dwóch kolumn. W lewej kolumnie określamy przedział odcinkowy czasu, w którym chcemy planować. Oznaczamy go w sposób skrótowy, tak aby był możliwy do szybkiego odczytania. Rozpisujemy je w linii poziomej.
W prawej kolumnie wpisujemy zadania, projekty lub wydarzenia, które chcemy zaplanować. Wypisujemy je jedno pod drugim. Listę pozostawiamy otwartą, tak aby móc w przyszłości dopisywać zadania bez konieczności tworzenia nowej.
Teraz przechodzimy do planowania. Na styku linii naszego zadania i przedziału czasowego stawiamy kropkę. Dla każdego zadania przypisujemy jedno oznaczenie. Po zakończeniu planowania uzyskujemy widok z góry na cały wybrany przez nas przedział. Widzimy też ilość zadań do zrealizowania w danym czasie.
Tyle, jeśli chodzi o same zasady. To, co jest w tej metodzie wyjątkowe, to możliwość dostosowania jej do własnych potrzeb i personalizacji zgodnie z naszymi upodobaniami. Możemy planować w ujęciu miesięcznym, kwartalnym, a nawet rocznym. Oczywiście możliwe jest również planowanie tygodniowe. Wszystko zależy od tego, jakie mamy potrzeby, czy realizujemy duże projekty, czy też mamy więcej mniejszych zadań. Niezależnie od tego, ogromną zaletą tego systemu jest swoboda przy planowaniu, bez konieczności przepisywania zadań co miesiąc. Doceniam również prostą formę listy, która nas w żaden sposób nie ogranicza.
Metoda Alastaira idealna dla wirtualnej asystentki?
To, co spodobało mi się w tej metodzie najbardziej, jest jej uniwersalność i praktyczność. Minimalistyczna forma, która pozwala nam zaoszczędzić czas na comiesięcznym planowaniu, ułatwia planowanie do przodu, ponieważ tworzymy ją z dużym wyprzedzeniem. Co więcej, pozwala nam określić, czy dane zadania jesteśmy w stanie zrealizować w określonym czasie, bez konieczności sprawdzania kilku stron kalendarza.
Kolejną zaletą jest jej elastyczność, co w zawodzie Wirtualnej asystentki jest bardzo cenne. Dopasowujesz listę pod swoje indywidualne potrzeby. Nawet jeśli pojawi się nowe wyzwanie, będziesz w stanie szybko i sprawnie sprawdzić, czy masz przestrzeń do jego realizacji. Uporządkowana, czytelna lista to również zaoszczędzony czas, który spokojnie możesz przeznaczyć, chociażby na spędzenie więcej czasu z rodziną.
Jeśli jesteś zwolenniczką kolorowych planerów, czy też bullet journal, masz nieograniczone możliwości udekorowania swojej listy. Zachęcam Cię np. do oznaczenia kolorami poszczególnych pionowych kolumn w liście, aby poprawić jej czytelność. Możesz również połączyć listę z monitorowaniem nawyków, mając wszystko w jednym ujęciu czasowym.
Mam nadzieję, że metoda Alastaira Cię zainteresowała. Myślę, że jest ona wyjątkowo praktyczną formą planowania dla wirtualnych asystentek, które prowadzą swój biznes i potrzebują elastyczności. Sczególnie, gdy zależy Ci na minimalistycznej formy i swobody w planowaniu zdań. Te przecież nierzadko nie mają konkretne przypisanych dni, ale wymagają ujęcia w szerszym planie.
Jeśli jednak wciąż nie jesteś przekonana i wolisz tradycyjną metodę planowania, zajrzyj do moich propozycji planerów: „Planer Kompas Rozwoju Biznesu + dodatki i planery”.
