fbpx

Dlaczego delegowanie jest takie trudne?

9września 2019
by Ela Wolinska

Wirtualna asysta cieszy się obecnie powodzeniem, bo wsparcie, które przedsiębiorcy otrzymują przynosi im duże zyski. Jednakże nie każdy przedsiębiorca wie, jak to robić dobrze. Ba! Nie każdy wie, od czego zacząć, bo ta umiejętność, jak każda inna, wymaga praktyki.

Dlaczego delegowanie jest trudne?

Skupię się na kilku elementach, które trzeba przemyśleć, delegując zadania.

 

Jakie zadania oddelegować?

To pierwsza i najważniejsza rzecz, nad którą przedsiębiorca musi się pochylić. Jednoosobowa firma pociąga za sobą wiele różnych aktywności, związanych z jej prowadzeniem. Właściciel firmy, chcąc ją rozwijać, musi myśleć o marketingu, sprzedaży, budowaniu relacji itp. Czasami najzwyczajniej w świecie doba jest za krótka, żeby się wszystkim zająć, nie mówiąc już o tym, żeby dopiąć zadania na ostatni guzik. Czasami czynności wymagają umiejętności, których nauka zajmie czas, który można wykorzystać na zadania bezpośrednio przynoszące zyski firmie. 

Przedsiębiorca powinien przyjrzeć się harmonogramowi dnia i wypisać te czynności, których:

  • nie lubi robić,
  • wykonywanie pochłania zbyt dużo czasu i energii,
  • realizacja związana jest z nabywaniem umiejętności specyficznych dla danego zadania.

Gdy powstanie taka lista, przedsiębiorca może szukać wirtualnych specjalistów, którzy sprawnie zajmą się wykonaniem poszczególnych zadań.

 

Jak wprowadzić wirtualną asystę w swój biznes?

Jeśli przedsiębiorca zleca zadanie typowo techniczne, do wykonania którego potrzebna jest wiedza związana z celem zadania, to zbytnie wprowadzanie w biznes nie jest wymagane. Profesjonalna wirtualna asystentka sama będzie wiedziała o co zapytać, o jakie dostępy poprosić, jakie elementy identyfikacji wizualnej firmy uwzględnić. Natomiast jeśli to jest zadanie związane np. z obsługą klienta, należy wprowadzić wirtualną asystentkę do biznesu, pokazać jej gdzie ma szukać niezbędnych informacji, zaprezentować język jakim przedsiębiorca komunikuje się ze swoimi klientami. To sprawi, że pomimo zmiany osoby do kontaktu, sposób komunikacji zostanie utrzymany w tym samym tonie.

 

Jakiego języka używać zlecając zadania?

Takiego, żeby osoba wykonująca zadanie czuła, że jest równorzędnym partnerem, bo asystentka z drugiej strony łącza internetowego też jest przedsiębiorcą, który wspiera biznes zleceniodawcy. Delegując należy używać takiego tonu, jaki sami chcielibyśmy słyszeć. Komunikowanie, z pozycji kogoś wyżej postawionego w hierarchii, nie jest mile odbierane w żadnej sytuacji. Apodyktyczne czy nie znoszące sprzeciwu komunikaty, nie tworzą przyjemnej atmosfery, a to z kolei, nie wróży długiej współpracy. A kto lubi wciąż szukać specjalisty?

 

Z jakim wyprzedzeniem zlecać zadania?

Z takim, żeby wirtualna asystentka mogła sobie ułożyć zrównoważony harmonogram zadań wszystkich swoich klientów. Przedsiębiorca musi bowiem pamiętać, że wirtualna asystentka zazwyczaj współpracuje z kilkoma klientami, gdyż taki system zapewnia jej bezpieczeństwo finansowe. To, że czasami zdarzy się zadanie z terminem na wczoraj jest ok, bo życie jest nieprzewidywalne, ale takie sytuacje nie mogą zdarzać się nagminnie. Delegowanie zadań o pilności na wczoraj generuje stres, napięcie, które nie służy komfortowi pracy wirtualnej asystentki. Jeśli stos zadań priorytetowych rośnie, to powstaje zagrożenie niewykonania zadań na czas, obniżenia ich jakości lub popełnienia błędów, a przecież nie o to chodzi. Najrozsądniej jest zlecać zadania z minimum 24 godzinnym terminem ich wykonania. 

 

Jak pogodzić się z utratą 100% kontroli nad wykonywanym zadaniem?

To jest chyba największa bolączka osób delegujących, które do tej pory same wykonywały zadania. Zaufanie to klucz do sukcesu i poczucia spokoju. Wirtualna asystentka wykona to zadanie tak, jakby wykonywała je dla siebie. Biznes zleceniodawcy, to jej biznes. Nie pozwoli sobie na popełnianie błędów lub kiepską jakość, bo chodzi o jej reputację, którą jak wiadomo buduje się długo, a zepsuć można bardzo szybko.

Akceptowanie wykonywania zadania w inny sposób, niż zleceniodawca wykonywał je do tej pory, również może wymagać trochę wysiłku ze strony przedsiębiorcy. Otwartość na nowe rozwiązania to właściwe podejście.

 

Jak komunikować feedback?

Feedback, czyli informacja zwrotna, to nierozerwalny element współpracy, zwłaszcza wirtualnej. Jak to robić dobrze? Nie obrażając, zauważając pozytywne aspekty, ale i wskazując elementy, które powinny być wykonane inaczej. Czasami zleceniodawca czuje, że coś powinno być zrobione inaczej, zgodnie z osobistymi preferencjami, które nie zawsze można wyczuć. Dawanie feedbacku oraz referencji to najlepszy sposób na długą i zgodną współpracę.

 

I na koniec: słuchanie wirtualnej asystentki to dobry pomysł.

Profesjonalne wirtualne asystentki to dziewczyny z doświadczeniem, które świetnie się znają na tym, co oferują. Ich rady potrafią rozwiązać niejeden problem. Jeśli czegoś nie potrafią, przedsiębiorca pierwszy się o tym dowie. Albo zaproponują osobę, która zna się na danym rodzaju zadań albo opanują daną umiejętność.

Mam nadzieję, że pomogłam zarówno przedsiębiorcom, jak i wirtualnym asystentkom, bo jakość współpracy to nasze wspólne dobro. A delegowanie przestaje być takie trudne…

 

 

Chcesz więcej?

Przeczytaj inne wpisy a delegowanie nie będzie już takie trudne:

Deleguj – jak zwiększyć efektywność w pracy i nauczyć się delegować zadania.

Delegowanie zadań. Czy ma sens i jak zacząć?

 


 

Twój biznes stoi w miejscu? Potrzebujesz wsparcia?

Zatrudnij Wirtualną Asystentkę! Zapraszam serdecznie do kontaktu, to może być twój pierwszy krok do sukcesu!

mój e-mail: info@elawolinska.pl

 

Podobał Ci się ten artykuł?

Podziel się swoja opinią udostępniając go publicznie, ponieważ pomagasz w ten sposób rozwijać się tej witrynie.

delegowanie zadań, dla przedsiębiorców, współpraca

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Ta strona korzysta z plików cookie, aby zapewnić Ci jak najlepsze wrażenia z przeglądania. Jeśli wyrażasz zgodę zaakceptuj. Więcej informacji.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close