Marzec i początek wiosny od dawna kojarzy się nam z porządkami w domu czy ogrodzie. Podświadomie czujemy, że po zimowym marazmie, potrzebujemy energii, nowego porządku czy też po prostu, świeżego spojrzenia. Dotyka to też naszej sfery zawodowej, począwszy od nowego kwiatka na biurku po porządek w dokumentach czy folderach w komputerze. Zdarza się, że podczas tych porządków, czujemy się przytłoczeni ogromem rzeczy, które posiadamy lub przechowujemy. Wtedy zaczynamy szukać sposobu na poprawę organizacji i pozbycie się tego, co zbędne.
Jedną z bolączek osób pracujących zdalnie jest fakt, że nasza praca często opiera się na zbyt wielu aplikacjach. Rozproszona w przestrzeni naszego telefonu czy komputera, niekiedy papierowego kalendarza. Kiedy w grę wchodzi jeszcze przechowywanie danych, które są nam niezbędne, ciężko jest odszukać to, co w danym momencie jest nam potrzebne.
Zauważyłam, że bolączką na wiele tych i podobnych problemów może być aplikacja, którą wielokrotnie spotkałam pod opisem „kombajn do organizacji” czy „ratunek w chaosie notatek”. Mowa oczywiście o Notion, czyli darmowej aplikacji do budowania swojego systemu organizacji, tworzenia baz danych i prowadzenia projektów. W skrócie all-in-one, które często jest określane mianem cyfrowego bullet journal.
Notion jak drugi mózg
Bardzo często spotykałam się z określeniem, że Notion (www.notion.so) to tak naprawdę nasz drugi mózg, który pozwala na budowanie systemu organizacji pracy i życia domowego bez używania zbędnych aplikacji. Co więcej, działa na systemie Windows, Mac, Android i iOS, co pozwala mieć nasz „mózg” w każdej chwili pod ręką. Czy jesteś w domu przy komputerze, w autobusie z telefonem a może na spotkaniu z tabletem, wszędzie masz dostęp do swoich notatek.
No dobrze, ale na czym polega fenomen i sekret aplikacji Notion? Przede wszystkim, jest to baza danych, którą możemy w nieograniczony sposób budować, tworzyć dowolne projekty, automatyzować i to wszystko w jednej aplikacji. Daje nam ona możliwość stworzenia struktur naszych danych, gromadzenia ich i skategoryzowania. Możemy łączyć nasze notatki w relacje, co następnie pozwala nam monitorować i pobudzać naszą kreatywność.
Kolejną rzeczą, jest fakt nieograniczonych możliwości edycji i wyglądu naszego dashboardu, czyli naszej strony głównej, jak również każdej strony, którą stworzymy w Notion. Dostajemy puste strony, na których tworzymy projekt, listy zadań, tabele, kalendarz, książkę adresową, czy bazę notatek z przypisanymi tagami. Następnie tworzymy kolejne poziomy, dodając podstrony. Każdą z nich możemy upiększyć grafiką, cytatem, filmem czy skorzystać z gotowych templatek.
Społeczność użytkowników Notion chętnie dzieli się pomysłami i umożliwia pobranie tworzonych przez siebie templatek do organizacji. Ponieważ jest to zajęcie niekiedy bardzo czasochłonne, na starcie warto jednak korzystać z wcześniej predefiniowanych w Notion szablonów. Niemniej, jest to ogromna zaleta samej aplikacji, która pobudza kreatywność tak jak papierowy bullet journal.
Produktywność pod kontrolą
Czy Aplikacja Notion może być również skutecznym narzędziem do monitorowania postępów prac i naszego osobistego rozwoju? Owszem! Przede wszystkim możliwość spojrzenia z góry na nasze działania, planowanie projektów przy jednoczesnej automatyzacji zadań i umiejscowieniu ich w czasie. To główne cechy Notion, które mogą wspierać nasz rozwój. Wiele osób korzystających z aplikacji dzieli się swoimi metodami i sposobami na jeszcze skuteczniejsze wykorzystywanie możliwości Notion. Warto z nich korzystać, zwłaszcza na początku. Potem możemy dostosowywać je pod swoje potrzeby i wymagania.
Kolejną możliwością, jaką daje nam Aplikacja Notion jest gromadzenie inspiracji, które możemy przypisywać już na samym początku pomysłom, zapisanym w naszych notatkach. W ten sposób tworzymy bazę pomysłów na przyszłość, która będzie posiadała już coś więcej niż tylko suchy tytuł. Możemy dodawać do niej artykuły, linki, filmy, zdjęcia itp. Rozpisując w Notion projekty, możemy od razu dodawać do nich te źródła, które pomogą nam przy tworzeniu. To wszystko dzieje się bez konieczności opuszczania aplikacji. Jeśli mamy swój zespół, możemy dodawać do projektu osoby, udostępniać im tylko konkretne strony, zachowując prywatność pozostałych.
Możliwości Notion
Jednym z możliwych zagrożeń, zwłaszcza dla początkujących osób, może być zagubienie i przytłoczenie możliwościami, jakie daje Notion. Spotkałam się z opiniami, że tak jak przy prowadzeniu papierowych notatników, czy kalendarzy, jeśli za bardzo skupimy się na wyglądzie naszego Notion lub tylko na tej „budowlanej” stronie, możemy ostatecznie przestać z niej korzystać, nie widząc żadnych efektów naszej pracy.
Łatwo jest stracić panowanie nad notatkami i porządkiem, jeśli nie poświęcimy czasu nad zastanowieniem się, do czego będziemy tego programu używać. Ponieważ jest on tak wszechstronny, daje ogromne możliwości personalizacji i mieści w sobie wiele narzędzi. Może stać się pułapką, z której potem ciężko będzie nam przenieść się w inne miejsce. Na pewno Notion wymaga dobrego przemyślenia i zaplanowania, ale też konsekwencji w prowadzeniu. Wtedy staje się potężnym narzędziem do generowania pomysłów, archiwizacji i uspójnianiu zdobytej wiedzy.
Lista seriali i domowy budżet
Czy jest coś, czego nie można rozplanować w Notion? Chyba nie :). Jeśli jesteś fanką Excela, pokochasz tworzenie tabel, które możesz rozbudowywać o opisy, dodawać znaczniki czasu, relacje do innych baz danych i wiele innych. Dla fanek prowadzenia kalendarzy i planowania z góry, również takie możliwością są. Co więcej, można to połączyć z kolejnymi stronami i mieć gotowy timeline na następne miesiące, bez konieczności przepisywania.
A co jeśli jesteśmy uzależnione od check-list? Oczywiście możemy tworzyć dowolne listy, dodawać do nich zdjęcia, filmy czy odnośniki. Dzięki temu możemy zaplanować podróż dodając odnośnik do Google Maps. Następnie udostępnić go partnerowi i nie musieć się martwić, że zgubicie adres hotelu czy godzinę odlotu samolotu. Dodatkowo, tworząc listę przyjaciół czy klientów, dodając daty urodzin, adresu itp. możemy mieć pod ręką cyfrowy adresownik. Przyda się, gdy będziemy chcieli wysłać paczkę za granicą lub nadać pocztówkę z wakacji.
Tworzenie list seriali, filmów do obejrzenia i gromadzenie cytatów, wszystko to możemy stworzyć dosłownie w kilka sekund. Tak samo sprawnie możesz zaplanować budżet domowy lub firmowy, rozpisując go w czasie na dane projekty.
Notion szyte na miarę
Tak w skrócie można podsumować to, czym jest aplikacja Notion. To narzędzie, które możemy dostosować pod siebie i swoje potrzeby, w oparciu nasze preferencje i możliwości. Jest darmowy i ma nieograniczone możliwości. Pozwala mu to sprawdzić się w każdej branży, w pracy Wirtualnych Asystentek zwłaszcza! W jednym miejscu mamy to wszystko, co może być dla nas niezbędne w pracy zdalnej. Notion daje nam możliwość kontrolowania i monitorowania swoich postępów.
Oczywiście, jak w każdej aplikacji, kryją się w niej pułapki, które mogą nam utrudnić pracę lub nawet zniechęcić do korzystania z niej. Są to na pewno takie kwestie jak posiadanie wszystkiego w jednym miejscu, możliwość łatwego stracenia panowania nad notatkami czy chociażby fakt nieograniczonej możliwości upiększania naszych tablic. Aplikacja Notion wymaga dużo pracy, zwłaszcza na początku. W następnych etapach konieczność pilnowania systemu, który się stworzyło, też może stać się pułapką.
Jestem jednak zdania, że mimo tych zagrożeń, aplikacja Notion może być rewelacyjnym narzędziem. Do pobudzania naszej kreatywności, rozwijania biznesów i porządkowania tego, co chcemy mieć pod kontrolą. Jej wszechstronność, to że jest darmowa i ma nieograniczone możliwości personalizacji, przemawiają za tym, aby dać jej szansę. Jeśli jesteś na początku swojej zawodowej drogi, chcesz mieć pod kontrolą wiele aspektów swojej pracy i nauki, a nie chcesz korzystać z miliona aplikacji, to Notion jest idealnym rozwiązaniem.
