Zdarza ci się czasem mieć wrażenie, że nie ogarniasz? Przytłacza cię lista zadań do wykonania? Twój dzień wydaje się za krótki? Zastanawiasz się jakim cudem kobiety sukcesu uśmiechające się do ciebie z Facebooka łączą prowadzenie swojej firmy z obowiązkami domowymi? Zapewniam cię, że dla nich doba też ma tylko 24 godziny. Cała sztuka polega na tym, by odpowiednio zorganizować swoje działania. Zebrałam dla ciebie kilka zasad wspierających zarządzanie czasem, którym dysponujesz.
Jak się ma zarządzanie czasem do ustalania priorytetów?
Kluczem do zarządzania swoim czasem jest przede wszystkim właściwe ustalenie priorytetów. Jak twierdzi guru w dziedzinie rozwoju osobistego i psychologii sukcesu Brian Tracy:
“Nigdy nie ma wystarczającej ilości czasu by zrobić wszystko, ale zawsze jest go wystarczająca ilość, by zrobić to co najważniejsze”
Trudno się z nim nie zgodzić, bo przecież znajdujesz czas na jedzenie, spanie, opiekę nad dziećmi. Jeśli więc towarzyszy ci ciągłe poczucie jego braku, usiądź i zastanów się chwilę, jakie sprawy są dla ciebie najważniejsze. Istnieje kilka metod, które ułatwią ci ustalenie hierarchii priorytetów. Do mnie najbardziej przemawia metoda polegająca na analizowaniu zadania pod kątem 2 kryteriów:
- wysiłku, którego wymaga wykonanie zadania oraz
- korzyści jakie osiągniesz, kiedy zadanie zostanie zrealizowane.
Stosując tą metodę skupisz się na zadaniach, które przybliżają cię do osiągnięcia celu, a nie tylko wypełniają twój czas i czynią cię wciąż zajętą.
Jak planować zadania, by zarządzanie czasem było efektywne?
Kiedy już ustalisz swoje priorytety, przychodzi czas na planowanie zadań. Ja uwielbiam papierowe plannery i w nich rozpisuję swoje plany i związane z nimi działania. Świetnie sprawdzają się również programy do zarządzania projektami takie jak Asana lub Trello. Sama przekonaj się, który sposób odpowiada ci najbardziej.
Raz w tygodniu robię listę zadań – spisuję wszystko co mam do zrobienia. Następnie planuję, które z nich wykonam jutro, a które w kolejnych dniach. Rano tylko przeglądam harmonogram i od razu mogę zabrać się do pracy. Dzięki temu unikam chaosu i zastanawiania się od czego mam zacząć. Cały sekret tkwi w wyrobieniu sobie nawyku tworzenia i przeglądania planów.
Pamiętaj, że najlepiej jest na dany dzień przewidzieć 2-3 najważniejsze zadania i kilka pomniejszych. Taka ilość daje ci względną pewność, że będziesz w stanie je zrealizować. Co istotne, te zadania powinnaś wykonać w pierwszej kolejności. Nigdy nie wiadomo, co może zdarzyć się w ciągu dnia i uniemożliwić ci realizację twoich planów.
Wykonywanie zadań w blokach wspiera zarządzanie czasem.
Masz już ustalone priorytety i stworzony harmonogram działań. Aby skutecznie zarządzać czasem, zaplanowane czynności wykonuj w blokach. Zastanów się czy danego dnia masz do zrealizowania podobne zlecenia, na przykład stworzenie grafik w Canvie dla kilku klientów. Wykonując od razu zadania, które wymagają użycia tego samego narzędzia, oszczędzasz czas niezbędny do przełączania się między programami. Podobnie możesz realizować codzienne obowiązki domowe. Zastanów się jakie sprawy możesz załatwić na przykład odbierając dziecko z przedszkola lub szkoły. Masz sklep po drodze? Zrób zakupy. Może obok jest też poczta, bank, pralnia, z usług których musisz skorzystać? Zrób to przy okazji. Przekonaj się ile czasu zyskasz działając w ten sposób.
Wyeliminuj rozpraszacze, a okaże się, że doba wcale nie jest taka krótka.
Złodzieje czasu – media społecznościowe, internet, wiadomości e-mail skutecznie mogą zmniejszyć twoją efektywność. Zaglądanie co chwila na Facebooka lub sprawdzanie poczty co 15 minut odrywa cię od pracy i burzy twoją koncentrację. Skraca również czas, który masz do dyspozycji na wykonanie danego zadania. Jest na to rada. Po pierwsze, postaraj się wyrobić w sobie nawyk przeglądania mediów społecznościowych o określonych porach dnia, na przykład w przerwie między zadaniami. Wierz mi, że nic takiego się nie stanie jeśli przez chwilę nie będziesz na bieżąco śledzić, kto co napisał. Po drugie ustal sobie, że pocztę sprawdzasz dwa lub trzy razy dziennie. Na przykład rano, w południe i przed zakończeniem pracy. Zadaję sobie sprawę, że jedną z istotnych cech wirtualnej asystentki jest responsywność. Nie oznacza to jednak, że powinnaś za każdym razem odrywać się od swoich zadań, by natychmiast odpisać na maila lub wiadomość na komunikatorze. Myślę, że klient nie obrazi się, jeśli odpiszesz mu za godzinę lub dwie. Zresztą możesz go poinformować, że sprawdzasz i odpowiadasz na wiadomości w takich to a takich godzinach.
Zasiadając do pracy zadbaj o wyłączenie powiadomień. Pozamykaj niepotrzebne zakładki w przeglądarce internetowej, zamknij pocztę e-mail i skup się na zadaniach. Jeśli nie ufasz swojej silnej woli, możesz skorzystać z wtyczki StayFocusd. Za jej pomocą zablokujesz sobie dostęp do wybranych witryn lub do social mediów na określoną ilość czasu.
Spróbuj przeanalizować kiedyś, ile czasu spędzasz korzystając z internetu, niekoniecznie na potrzeby realizowanych zadań. Okaże się, że eliminując rozpraszacze zyskasz czas na inne aktywności, na które nie mogłaś sobie do tej pory pozwolić.
Delegowanie zadań – droga do skutecznego zarządzania czasem
Twoi klienci, delegując ci zadania, dążą do tego by móc skutecznie zarządzać swoim czasem. Dlaczego więc sama nie miałabyś skorzystać z tego sposobu.
Kobiety bardzo często mają syndrom „Zosi Samosi”. Sądzą, że wszystko zrobią lepiej i szybciej. W ten sposób doprowadzają do sytuacji, gdy faktycznie doba staje się dla nich za krótka. A to już prosta droga do frustracji.
Zastanów się więc, kto z twojego otoczenia mógłby przejąć część obowiązków. Nie obawiaj się prosić o pomoc najbliższych. To, że pracę wykonujesz w domu, nie oznacza, że równocześnie powinnaś zrobić pranie, ugotować obiad, posprzątać i zrobić zakupy. Przecież ty także pracujesz! I w określonych przez siebie godzinach powinnaś zajmować się realizacją zadań dla klientów, a nie domowymi obowiązkami. Deleguj więc na innych członków rodziny część z nich, by pozbyć się wrażenia, że wszystko jest na twojej głowie.
Spróbuj zastosować te zasady i przekonaj się, że zarządzanie czasem nie jest aż tak trudną sztuką. Wdrażając jeden lub kilka z opisanych przeze mnie sposobów, nie wydłużysz w magiczny sposób doby. Co zatem zyskasz? Efektywniej zagospodarujesz czas, który masz do dyspozycji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się jak zadbać o swoją efektywność pracując zdalnie, zachęcam cię do zapoznania się z moim wpisem Jak osiągnąć najwyższą efektywność u freelancera?