fbpx

5 najlepszych narzędzi zarządzania skrzynkami e-mail

16lipca 2020
by Ela Wolinska

Często pojawiają się pytania o dobre narzędzie do obsługi skrzynki e-mail. No właśnie, ale dobre to jakie? Czym powinno się wyróżniać? 

Z pewnością należy zwrócić uwagę na możliwości przy opcji free, jak i tej płatnej. Najczęściej za pewną opłatą możemy cieszyć się dodatkowymi możliwościami aplikacji. Czy potrzebujemy płatnego narzędzia do obsługi e-maili? To zależy od naszych wymagań. 

Przybliżę więc funkcje i możliwości kilku popularnych narzędzi, określić ich wady i zalety. W zestawieniu znalazło się pięć aplikacji do zarządzania skrzynkami e-mail. Każdą z nich coś wyróżnia, ale i każda z nich ma pewne ograniczenia. Dlatego tez nie można jednoznacznie powiedzieć, że narzędzie X jest najlepsze, natomiast narzędzie Y najgorsze. 

 

1. Mozilla Thunderbird

To chyba jedno z popularniejszych rozwiązań. Być może wynika to również z faktu, że jest ona w pełni darmowe. Nie jest to jednak jedyna zaleta programu. Aplikacja sprawnie obsługuje nieograniczoną liczbę skrzynek e-mail. Zarówno działających na protokołach IMAP jak i POP3.

To nie wszystko, ponieważ warto zwrócić uwagę na fakt, że Mozilla Thunderbird idealnie sprawdzi się  w roli czytnika grup dyskusyjnych oraz kanałów RSS.

Jakie więc są zalety aplikacji?

Daje możliwość otwierania poczty w kartach. Wygląda to bardzo podobnie do możliwości, jakie dają nam przeglądarki, a dzięki takiemu rozwiązaniu możemy przeglądać wiele e-maili jednocześnie. Aplikacja oferuje różnego rodzaju dodatki. Umożliwiają one zmianę wyglądu programu czy dodanie nowych rozszerzeń jak kalendarz, czy dodatkowy filtr e-maili. 

Aplikacja dba o nasze bezpieczeństwo, chroniąc nas przed złośliwym oprogramowaniem, spamem oraz phishingiem. W MT możemy archiwizować dane, by nie zalegały w folderze Odebrane, jednocześnie nie zostaną one zupełnie usunięte, na wypadek gdyby użytkownik chciał do nich wrócić. 

Poza tym sama aplikacja działa szybko, ma wbudowaną opcję sprawdzania pisowni oraz wyświetla emotikony w czytanych wiadomościach. 

Wady? 

Niestety nie ma rzeczy idealnych. Jednak wady w Mozilla Thunderbird nie są mocno rażące. Przede wszystkim program ma przestarzały wygląd. Drobiazg? To zależy, ponieważ wygodny i przejrzysty interfejs dla wielu użytkowników jest bardzo istotny. W aplikacji “leży” też komfort wyszukiwania maili i dodatków.

 

2. G Suite

To drugie, popularne narzędzie do obsługi poczty e-mail. G Suite wcześniej działał pod nazwą Google Apps dla Firm, a następnie jako Google Apps for Work. 

G Suite to kompleksowy pakiet, służący głównie do obsługi firmowej poczty. Wykorzystuje dobrze znane narzędzia od Google, dostępne dla użytkowników indywidualnych. Czym więc różni się od znanej poczty Gmail? G Stuite wspiera pracę zespołową oraz wymianę i dostęp do informacji.

Myślę, że w tym przypadku należy zacząć od wad rozwiązania, jakim jest G Suite. Jest to niestety narzędzie płatne.

Dostępne są trzy wersje, gdzie ceny za poszczególne pakiety to:

  • Basic 20,70 zł/miesięcznie 
  • Business 41,4 zł/miesięcznie
  • Enterprise 96 zł/miesięcznie

Jest to jednak jedyna zauważalna wada G Suite. Koszt oczywiście jest, jednak za tak zaawansowane narzędzie warto zapłacić.

Przejdźmy więc do jego zalet, by jak najlepiej poznać korzyści płynące z takiego rozwiązania. 

W wersji biznesowej otrzymujemy dodatkowe usługi, jak np. niestandardowy adres e-mail w domenie @twojafirma czy aplikacja Meet, ułatwiająca sprawną komunikację w zespole umożliwiając prowadzenie rozmów wideo. Oczywiście odbywa się to z wykorzystaniem niezawodnej i bezpiecznej globalnej infrastruktury Google. Wspomniane opcje dostępne są dla G Suite oraz G Suite dla Szkół i Uczelni. Warto zwrócić uwagę, że aplikacja współpracuje również z Microsoft Outlook.

Korzystając z G Suite mamy pełną kontrolę administracyjną konta, jak również wszystkich kont e-mail utworzonych w ramach usługi. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musimy obawiać się o dostęp do kont użytkowników, którzy np. nie pracują już w naszej firmie.

G Suite oferuje 30 GB miejsca w chmurze i na dysku Google, już dla wersji Basic. Dla wielu jest to kluczowa sprawa, a wspomniane parametry, są mocnym atutem narzędzia na tle innych rozwiązań. Natomiast Dysk Google w połączeniu z narzędziami G Suite staje się idealnym narzędziem do wymiany zasobów w zespole, jak chociażby udostępnianie dokumentów poszczególnym członkom.

Skoro jesteśmy w temacie Dysku Google, nie może zabraknąć informacji, że pliki przesyłane na dysk są szyfrowane, podobnie jak każdy e-mail wysyłany czy też odbierany w wewnętrznym ruchu danych między centrami danych w Google.

To jeszcze nie koniec zalet, ponieważ G Suite umożliwia zarządzanie grupowymi kontami e-mail. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie wiadomości wysłane na jeden adres automatycznie przekazywane są do właściwych odbiorców, którzy mogą odpowiadać na nie wewnątrz swojej własnej grupy. 

Co z bezpieczeństwem i wsparciem?

Przede wszystkim ogromną zaletą jest fakt, że G Suite jest objętym pełnym wsparciem pomocy technicznej. Pomoc świadczona jest przez konsultantów Google oraz home.pl przez 24 godziny na dobę, co również jest niezwykłym ułatwieniem. 

Oczywiście, jak ma to również zastosowanie w przypadku Gmail, G Suite również oferuje weryfikację dwuetapową. Taka metoda skutecznie chroni nasze e-maile przez nieautoryzowanym logowaniem. Mówiąc o bezpieczeństwie, nie możemy zapominać o wbudowanych blokerach spamu, które oferują również wbudowane skanery dokumentów oraz skanery antywirusowe. Skanery są bardzo pomocnym i prostym rozwiązaniem, ponieważ aktywują się one jeszcze zanim użytkownicy będą mogli pobrać wiadomość oraz chronią dane klientów.

Na koniec warto zaznaczyć, że G Suite nie wyświetla reklam oraz nie skanuje danych użytkowników w celach reklamowych.

 

3. Blue Mail

Narzędzie jest przede wszystkim wygodne, co już przemawia na jego korzyść. Blue Mail to aplikacja do obsługi poczty e-mail niezwykle prosta w obsłudze, pomimo jego rozbudowanych możliwości a ładny interfejs jest dodatkowym atutem. 

Blue Mail daje nam możliwość połączenia nielimitowanej liczby skrzynek pocztowych oraz wygodne zarządzanie wiadomościami. Przejście pomiędzy kontami jest szybkie i proste. W Blue Mail możemy korzystać z kont pocztowych takich dostawców jak Google Gmail, Yahoo Mail, Microsoft Outlook czy kont Office 365.

Świetnym rozwiązaniem jest możliwość dostosowania tła do ciemnego motywu, a sama aplikacja działa zarówno w pionowej jak i poziomej pozycji urządzenia. Narzędzie możemy idealnie dostosować do swoich potrzeb i wymagań również dzięki możliwości uruchomienia specjalnej blokady ekranu, która uniemożliwia odczytanie treści wiadomości. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie musimy obawiać się, że przypadkowa osoba zobaczy naszą wiadomość e-mail. 

Z dodatkowych ustawień, możemy wybrać pomiędzy wiadomościami dźwiękowymi a wibracyjnymi informującymi nas o nowych e-mailach oraz dostosowanie menu przycisków akcji, oraz szybkich wiadomości.

Niestety w Blue Mail pojawiają się błędy językowe w polskim tłumaczeniu aplikacji oraz problemy z połączeniem konta Yahoo. Sama natomiast aplikacja Blue Mail działa w środowisku Android.

 

4. Darmowa wersja Microsoft Outlook

Narzędzie obsługi poczty e-mail niezwykle znane przez wielu użytkowników i chyba wszystkim, którzy choć raz mieli do czynienia z oprogramowaniem Microsoft. Samo narzędzie działa w systemach operacyjnych Microsoft oraz macOS. Oprogramowanie umożliwia nie tylko odbieranie i wysłanie wiadomości e-mail, ale również zarządzanie spotkaniami, kontaktami, zadaniami czy notatkami (Personal Information Manager).

Za pomocą Microsoft Outlook mamy możliwość wyszukiwać i archiwizować wiadomości e-mail jak również filtrować spam i złośliwe oprogramowanie. 

Wygodną opcją jest możliwość edycji plików Word, Excel, OneNote oraz PowerPoint bezpośrednio w naszej skrzynce pocztowej. To jednak nie wszystko, ponieważ dodatkowo możemy łączyć MO z sieciami społecznościowymi jak np. YouTube, Facebook czy Flickr bezpośrednio ze skrzynką pocztową, oczywiście po dodaniu przez użytkownika odpowiednich uprawnień. Aplikacja umożliwia nam również prowadzenie czatu wideo przez Skype, bez konieczności instalowania aplikacji, ponieważ możemy to robić z pozycji przeglądarki. 

Narzędzie oferuje zabezpieczenie w postaci weryfikacji dwuetapowej, natomiast jeśli ktoś bardzo nie lubi reklam, może je odpłatnie wyłączyć. 

Niestety darmowa wersja Microsoft Outlook nie zabezpieczy nas przed niebezpiecznymi linkami. Nie mamy również możliwości szyfrowania wiadomości, wysyłania załączników .exe a sama aplikacja nie skanuje ani usuwa niebezpiecznych załączników. Takie ograniczenia mogą być niezbyt korzystnie odbierane przez użytkowników ceniących sobie bezpieczeństwo korzystania z poczty e-mail, szczególnie w przypadku poczty służbowej. 

 

5. Aqua Mail

Aqua Mail jest aplikacją mobilną, działającą, podobnie jak Blue Mail, w środowisku Android. Narzędzie niezwykle rozbudowane, jednak wbrew pozorom proste w konfiguracji. Dzięki zaawansowaniu świetnie sprawdzi się przy obsłudze poczty firmowej, również dzięki sprawnej współpracy z Microsoft Office. 

Do zalet Aqua Mail z pewnością należy wspomniane zaawansowanie i rozbudowanie opcji ustawień. Aplikacja obsługuje popularne konta pocztowe, jak np. Yahoo, Gmail, polskie O2, Onet, Hotmail czy Microsoft Exchange. 

Jeśli natomiast cenimy sobie wygodę korzystania z aplikacji, należy pamiętać o obsłudze gestów czy możliwości tworzenia własnych folderów. W Aqua Mail możemy zarządzać synchronizacją, opróżniać kosz i powiadomienia, w tym o mailach wysłanych. 

Ostatnią, bardzo ważną zaletą jest to, że aplikacja nie przechowuje żadnych maili dla swoich potrzeb. 

Na niekorzyść Aqua Mail przemawia fakt, że w wersji darmowej obsługiwać możemy tylko dwa konta pocztowe. Ale spokojnie, wersja bez ograniczeń kont e-mail nie kosztuje zawrotnie dużo, ponieważ jest to koszt zaledwie 16 zł.

 

Które narzędzie wybrać?

Jak wspomniałam we wstępie, wszystko zależy od naszych potrzeb. Jakie cechy aplikacji sobie cenimy, za jakie dodatkowe możliwości jesteśmy gotowi zapłacić. Najbardziej zaawansowanym narzędziem jest G Suite, jednak jest też najdroższy, czy więc go potrzebujesz? Jeśli natomiast nie kładziesz dużego nacisku na przejrzystość interfejsu, dobrym rozwiązaniem może okazać się Mozilla Thunderbird.

Najlepszym wyjściem jest po prostu testowanie. Ja natomiast mam nadzieję, że choć trochę przybliżyłam wady i zalety każdego ze wspomnianych narzędzi, dzięki czemu wybór odpowiedniego będzie łatwiejszy.

 

dla przedsiębiorców, dla WA, efektywność, polecam, poradnik , , ,

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *