To było moje marzenie. W 2019 podczas WordCamp w Łodzi obiecałam sobie i moim kursantkom, że kiedyś je zrealizuję. Zajęło mi to prawie 5 lat, ale dotrzymałam słowa. 20 kwietnia 2024 roku odbyła się wyjątkowa pierwsza w Polsce Konferencja dla Wirtualnych Asystentek w Warszawie, którą zorganizowałam wspólnie z Anią Gacą, tym samym spełniając moją obietnicę.
Konferencja okazała się wielkim sukcesem, gromadząc zarówno doświadczone asystentki, jak i te, które dopiero zaczynają swoją przygodę w branży. Atmosfera była niesamowicie przyjazna i inspirująca, co potwierdzały opinie uczestniczek
Co się udało? Co można było zrobić lepiej? Jakie wnioski wyciągnęłam na przyszłość? Zapraszam do lektury.
Co się udało?
Atmosfera
Oczywiście, zacznę od najważniejszego – atmosfery. Od samego początku była fantastyczna. Otwartość i chęć do dzielenia się wiedzą stworzyły idealne warunki do nauki i networkingu. Nie na darmo Relator to mój talent nr 1! Cieszę się, że udało nam się stworzyć taką atmosferę, w której każdy czuł się swobodnie i był zaopiekowany.
Prelegenci
Konferencja dla Wirtualnych Asystentek zgromadziła wielu znakomitych specjalistów, którzy poruszyli ciekawy i szeroki zakres tematyczny. Każdy, kto brał udział, podkreślał, że tematy prelekcji były interesujące zarówno dla nowych, jak i doświadczonych asystentek.
Fantastyczne było też to, że prelegenci mogli wzmocnić swoją markę osobistą, pokazać się od najlepszej, eksperckiej strony, a tym samym – wzmocnić i swój zasięg oraz świadomość swojej marki wśród wirtualnych asystentek.
Zgłosiło się ponad 30 osób, z których wybrałyśmy 9 najciekawszych naszym zdaniem tematów. Nie pomyliłyśmy się!
“Tak szczerze to nie byłam jakoś bardzo mocno nastawiona a tu takie WOW. I serio jestem pod ogromnym wrażeniem tego co zrobiłaś z pomocą Ani. Bywałam na spotkaniach networkingowych i tam się czułam obco a tutaj jak u siebie. Dlatego absolutnie jestem za tym żeby to było wydarzenie cykliczne. Myślałam też że te prelekcje będą bardzo nastawione na początkujące WA ale tutaj też na plus że i dla mnie bardzo ciekawe. Nawet było z kim podyskutować.”
Janina Cyganek
Partnerzy
Dzięki licznym sponsorom, którzy wsparli organizację wydarzenia, uczestniczki mogły cieszyć się mnóstwem gadżetów, prezentów i słodkości. Niska cena biletu (o czym dalej napiszę) została zrekompensowana hojnością partnerów. Cieszę się też, że poznałam tylu fantastycznych specjalistów, którzy nam zaufali. Myślę, że z niektórymi spotkamy się jeszcze wielokrotnie.
Miejsce
Na pierwszą edycję wybrałyśmy Warszawę. Głównie ze względu na uniwersalność i teoretyczną łatwość dojazdu z każdego miejsca w Polsce.
Hotel, w którym odbywała się konferencja, zachwycał, a kuchnia stanęła na wysokości zadania i zaserwowała nam smaczny obiad.
Nowe kontakty
Wreszcie, co dla mnie okazało się bardzo cenne? Cudowne znajomości, które zaprocentowały współpracą, przy moim kursie Wirtualna Asystentka – który ruszył 20 maja!
Nie zawiodły mnie też moje cudowne kursantki i wiele z nich spotkałam po latach od ukończenia kursu u mnie. Dziękuję Wam!
Cieszę się też, że poznałam tyle fantastycznych dziewczyn. Niektóre kojarzyłam z online. Inne znały się z kursów i grup innych mentorek i skrzyknęły, by spotkać się i poznać na żywo. To chyba największa wartość takich wydarzeń – możliwość budowania i wzmocnienia relacji, które rozpoczęły się kiedyś w sieci.
“Konferencja dla wirtualnych asystentek w Warszawie była świetnym miejscem do poznania nowych osób i wymiany doświadczeń. Program był dobrze przygotowany, a prelekcje bardzo pomocne i inspirujące. Ela i Ania zadbały o każdy szczegół, co sprawiło, że wydarzenie było naprawdę udane. Atmosfera na konferencji była bardzo miła, co sprawiło, że czułam się tam wyjątkowo komfortowo Może być coś takiego?”
Joanna Góra
Co do poprawy?
Konferencja była dużym sukcesem, jednak nie obyło się bez kilku niedociągnięć, które muszę wziąć pod uwagę przy organizacji kolejnej edycji. Po pierwsze, ceny biletów były zbyt niskie. Moje kalkulacje cenowe pozostały na poziomie chyba jeszcze sprzed pandemii, przez co nie pokryły wszystkich kosztów organizacji wydarzenia i z niektórych udogodnień musiałyśmy zrezygnować.
Kolejnym niezbyt dobrym pomysłem był obiad we własnym zakresie. Choć na szczęście wszystko się udało, do końca nie byłam pewna, czy hotel nie wystawi dodatkowej faktury za niewykupione jedzenie. Przy kolejnych konferencjach na pewno obiad powinien być wliczony w cenę biletu, aby uniknąć takich niepewności a każdej uczestniczce zapewnić komfort niemartwienia się o tak pragmatyczną sprawę, jaką jest lunch.
Zabrakło mi możliwości sprawdzenia hotelu przed konferencją, co okazało się błędem. Choć hotel był piękny, układ sali konferencyjnej był fatalny i recepcja znajdowała się zbyt daleko od niej, co utrudniało komunikację. Planując kolejne wydarzenia, na pewno osobiście odwiedzę każde miejsce przed jego rezerwacją.
Agenda konferencji wymagała również pewnych korekt. Przerwy między prelekcjami były zbyt krótkie, co sprawiało, że uczestnicy nie mieli wystarczająco czasu na networking i odpoczynek. No cóż, czasami mierzymy swoją miarą i moje mega zorganizowanie i talent maksymalisty zawiódł mnie nieco na manowce. W przyszłości więc planuje wydłużyć przerwy, aby uczestnicy mogli w pełni korzystać z możliwości nawiązywania nowych kontaktów, napicia się kawy i odetchnięcia pomiędzy merytoryczną częścią.
Ja sama też, byłam zabiegana i krótkie przerwy nie dały mi możliwości porozmawiania z każdym, kto tego potrzebował. Z drugiej strony, myślę, że nawet godzinne przerwy by na to nie wystarczyły. Jako organizatorka miałam mnóstwo obowiązków, więc osobisty networking zepchnęłam nieco na margines.
Nie obyło się również bez problemów technicznych. Projektor wyłączał się w trakcie jednej z prezentacji. Choć prelegentka poradziła sobie profesjonalnie, obsługa techniczna hotelu nie popisała się – ich jedynym komentarzem było „pewnie rusza pani kabel”, a pomoc nie nadeszła. To pokazuje, że w przyszłości trzeba będzie zapewnić lepsze wsparcie techniczne.
Dodatkowo menedżerka hotelu popełniła błąd, wpisując dwie rezerwacje na ten sam dzień, co spowodowało zamieszanie i próbę wmówienia mi, że zamówiłam salę tylko na pół dnia. Na szczęście kierownik restauracji okazał się bardziej relacyjny (a dodatkowo miałam potwierdzenia zamówienia) i udało się rozwiązać ten problem.
Kilka wniosków:
Kolejna Konferencja w Lublinie – data ustalona, rezerwacja dokonana
Zawsze znajdzie się ktoś, dla kogo lokalizacja będzie mniej dogodna. Było sporo narzekania na kolejną konferencję w Lublinie. Jednak planuję organizować wydarzenia w różnych miastach, aby dać szansę udziału jak największej liczbie osób. Kolejna konferencja, która odbędzie się w Lublinie, będzie wzbogacona o warsztaty, co z pewnością spotka się z pozytywnym odbiorem. Zapisy już trwają, a ceny biletów są tak skalkulowane, aby pokryć minimum kosztów sali.
Podsumowując, konferencja w Warszawie była wspaniałym doświadczeniem, które pozwoliło mi wiele się nauczyć i wyciągnąć cenne wnioski na przyszłość.
Dziękuję wszystkim za udział i już teraz zapraszam na kolejne wydarzenie w Lublinie!
Szczegóły II edycji konferencji dla Wirtualnych Asystentek.
DATA: 5 października
Warsztaty: 4 października
Przedsprzedaż biletów trwa do 15 czerwca, a Twoja inwestycja w tym czasie to jedyne 129 zł!
Zapraszam Cię serdecznie, na stronę gdzie znajdziesz wstępny opis konferencji oraz będziesz miała możliwość zakupu biletu na konferencję, oraz warsztaty na żywo.
https://konferencja.wirtualnaasystentka.pl/
„Chciałabym krótko podzielić się z Wami moimi wrażeniami po uczestnictwie w 1 Konferencji dla Wirtualnych Asystentek. Było to niezwykle inspirujące i pouczające wydarzenie, które dostarczyło mi nowej wiedzy i perspektyw. Miałam okazję posłuchać bardzo ciekawych prelekcji prowadzonych przez doświadczone wirtualne asystentki oraz ekspertów branżowych.
Agnieszka Szymczyk-Rumian
W części networkingowej spotkania z innymi profesjonalistkami z branży były bezcenne.
Wymiana doświadczeń, pomysłów i kontaktów była nie tylko przyjemna, ale także bardzo wartościowa. Uczestnictwo w konferencji dla Wirtualnych asystentek było dla mnie nie tylko edukacyjne, ale także inspirujące. Najbardziej wartościową lekcją, było odkrycie, że jako introwertyczka mogę czuć się swobodnie i akceptowana wśród obcych (lub prawie obcych) ludzi, uświadomiło mi, jak niezwykle wspierająca jest społeczność wirtualnych asystentek, która, mimo pozornej konkurencji, potrafi pięknie łączyć siły w duchu współpracy i wzajemnego wsparcia. Ela Wolińska dziękuję”
