Jak (nie) szukać pracy? Najczęściej popełniane błędy przy rekrutacji.

Kilka miesięcy temu przeprowadzałam rekrutację wśród Wirtualnych Asystentek.

Zdarza mi się również przeprowadzać wstępną rekrutację dla moich klientów. Mam okazję więc czytać podania, listy motywacyjne oraz CV potencjalnych kandydatek na asystentki.

I bardzo często aż łapię się za głowę na widok tego, co czytam…

EDIT: Ten artykuł nie ma na celu nikogo obrazić. Napisałam go, żeby podzielić się swoim doświadczeniem i pomóc w wystrzeganiu się błędów, których pisząc podanie o pracę, być może nawet nie zauważacie.

Jakie błędy pojawiają się najczęściej?

Błędy w treści:

Przekręcanie imienia / nazwy firmy – absolutnie niedopuszczalne. Szczególnie mi często się to przytrafia. Zamiast “Ela”, czytam “Ewa”. I nie byłoby to niewybaczalne, gdyby nie fakt, że po zwróceniu uwagi, większość nie przeprasza albo się nie poprawia!
Literówki, błędy, niedziałające linki, błędy stylistyczne, nieczytelne wiadomości – wydawać by się mogło, że to oczywiste, a jednak nie do końca… W co drugim e-mailu znajduję podstawowe błędy ortograficzne, interpunkcyjne i stylistyczne! Jeśli masz dysleksję, to używaj słownika.
Bardzo częstym problemem jest również nieczytelność – podanie o pracę i oferta napisane jako jeden długi akapit, zdania wielokrotnie zbudowane do tego stopnia, że ja mam problem z ich zrozumieniem.
Za długie treści – pierwszy kontakt ma na celu przedstawienie oferty i Twojej osoby. Ma zainteresować, a nie zanudzić. Nie pisz życiorysu. Napisz w czym możesz pomóc. Odpowiedz na ogłoszenie rekrutacyjne i zawarte w nim pytania. Nie pisz o wszystkim, co robisz.

Komunikacja:

Forma powitania – jeżeli nie znasz pracodawcy, to nie zwracaj się do niego “Cześć!” a już niedopuszczalne jest “Hej!”. Owszem, praca zdalna paradoksalnie skraca dystans i oficjalne formy nie są wskazane, ale to nie znaczy, że w pierwszej wiadomości masz traktować swoich potencjalnych klientów bez szacunku.
Nie pisz o swoich problemach – chociaż wirtualna asystentka, to idealny zawód dla mam (wiem, bo sama jestem matką i ten zawód znakomicie pomaga mi pogodzić wszystkie obowiązki domowe z pracą), ale to nie oznacza, że szukając pracy masz wzbudzać litość. Mnóstwo dziewczyn opisuje swoją trudną sytuację osobistą – że są samotne, że mają małe dzieci, że szukają sposobu na spędzanie z nimi więcej czasu, że nie mają pracy, że dzieci chore, mąż i dom na głowie, koty, psy itd… Po co o tym piszesz? Praca freelancera daje ogromne możliwości ułożenia elastycznego grafiku. Pozwala pogodzić wiele obowiązków, ale nie jest receptą na wszystko. Poza tym litość to nie powód, dla którego zostaniesz zatrudniona… Grafik będziesz układała po podjęciu współpracy a nie w trakcie rekrutacji.
Nie wyznaczaj pracodawcy, na etapie zgłoszenia, swojej dostępności. To zrozumiałe, że masz inne obowiązki, że zbierasz portfolio klientów, więc możesz pracować i dla innych, ale jeśli piszesz do klienta: “pracuję na etacie do 17.00, więc będę dostępna tylko 2 godziny dziennie wieczorami”, to nie sądzę, żeby ktoś Cię zatrudnił. Dlaczego? Bo z góry wyznaczasz ramy kontaktu. Większość klientów nie wymaga wykonania zlecenia natychmiast. Pewnie byłoby możliwe wykonanie w trakcie tych 2 godzin wieczorem. Jednak, gdy dajesz powyższy komunikat, to pokazujesz klientowi, że nie traktujesz jego spraw i firmy poważnie.

Zbytnia pewność siebie:

Brak researchu – zanim wyślesz swoja ofertę zobacz, czym zajmuje się dany pracodawca! Wejdź na stronę, zobacz jego usługi, cennik. Porównaj. Pomyśl, w czym mogłabyś się sprawdzić i najbardziej pomóc. To naprawdę widać, już po kilku zdaniach Twojego e-maila, że nie widziałaś strony ani fanpage firmy, do której aplikujesz.
Nie wysyłaj gotowego podania w 10 sekund po ukazaniu się ogłoszenia. Dobrą praktyką jest posiadanie kilku szablonów, ale dostosuj go do pracodawcy, zrób wspomniany research.
Wysyłanie sztampowego, gotowego CV – praca jako wirtualna asystentka jest dość specyficzna. Samo to, że jest to praca online, freelancerska, na własnych zasadach, wymusza pewne reguły. O ile nie aplikujesz do dużej firmy, na umowę o pracę, lub w ogłoszeniu nie ma jasnej informacji na ten temat – nie wysyłaj pdfa z CV. Opisz swoją ofertę bezpośrednio w e-mailu. Jeśli bardzo chcesz dodać CV lub ofertę, zrób to dodatkowo. Najważniejsza jest treść e-maila. To ona ma sprawić, że rekruter otworzy Twój załącznik.
Za wysoka stawka – Chociaż cena jest sprawą indywidualną, oferowanie stawki godzinowej wyższej niż ja sama mam w cenniku, za te same czynności, jest nieodpowiednie.
Podobnie – jeśli jesteś osobą początkującą – nie żądaj stawek jak profesjonaliści.

Brak kontaktu:

Mam zwyczaj odpisywania na każdego prawie e-maila. Prowadząc rekrutację też to zrobiłam. Odpisałam na kilkadziesiąt zgłoszeń, również na te, które odrzuciłam. Tylko jedna osoba podziękowała! Tylko jedna!
Przyznam, że to był szok dla mnie. Ja, która tak bardzo dbam o relacje, zderzyłam się z rzeczywistością.
Wiem, że nie każdy pracodawca odpisuje na odrzucone zgłoszenia. Masz jednak prawo wiedzieć o wyniku rekrutacji – możesz o to zapytać. I zawsze podziękuj za informację. Lepiej zostawić po sobie dobre wrażenie – a nuż wróci do nas w innym czasie?
Jeśli umawiasz się na rozmowę na Skype lub telefon – nie odwołuj jej w ostatniej chwili. Nie umieszczaj w szpitalach dzieci, mamy, taty, nie uśmiercaj kota. Owszem, wypadki się zdarzają, ale dobrze wiemy, że niezwykle rzadko.
Jeśli już coś się wydarzy – nie kłam, przeproś i nie unikaj kontaktu.
Odpisz na zadane pytania – wybranym osobom wysłałam e-mail z prośbą o odniesienie się do kilku zadań (dokładnie 4) i część z nich nie odpisała wcale. Kilka odpisała, ale nie na temat…

Brak pewności siebie:

Nawet jeśli nie masz doświadczenia, lub masz go niewiele, to nie zaniżaj swoich umiejętności. Wiele kandydatek tłumaczy się, że nie ma wiedzy, umiejętności, że czegoś nie potrafi. A jednak wysyła podanie? Jeśli rzeczywiście nie masz na jakiś temat odpowiedniej wiedzy, nie wysyłaj zgłoszenia, a doucz się. A jeśli wiesz, potrafisz, ale potrzebujesz więcej praktyki, to o tym napisz. W kilku e-mailach przeczytałam dosłownie “Nie umiem, ale chcę”. To za mało, zdecydowanie za mało. Zapisz się na kurs, czytaj, szukaj informacji w sieci, ćwicz.
Za niska stawka – Praca za 12zł/h? Nie psuj rynku. Nie poniżaj się. Najniższa stawka na umowie zlecenie/o dzieło to 13zł/h, a Ty chcesz mniej? Owszem, znajdą się chętni na Twoje usługi w takiej cenie, przecież to prawie za darmo. Ale czy Ty chcesz pracować dla kogoś kto płaci tak niewiele?
Czasami jakaś czynność “egzotycznie” się nazywa, ale wcale nie musi być trudna. Jeśli czegoś nie jesteś pewna, sprawdź w sieci co to znaczy. Nie pisz w ciemno “nie umiem”.

Na koniec kilka perełek:

Na pytanie o podpisanie NDA kilka osób odpisało, że nie chce podpisywać bo… nie ma działalności gospodarczej (a co ma jedno do drugiego?).
Zadałam wspomniane wyżej 4 pytania i jedna osoba odpisała mi “nr 1 nie umiem, nr 2 mogę robić a nr 3 – tego się nie tykam…”
Wiem, że niektóre WA pracują na swoją markę i niekoniecznie chcą działać w imieniu innej WA. Dlatego zapytałam w e-mailu zwrotnym o ich stosunek do działania jako Pomoc dla Biznesu. Jedna kandydatka napisała “Mogę być tą pomocą dla biznesu”. “TĄ!” A to jakiś Twór jest “Ta pomoc dla biznesu”? I jeszcze z małych liter napisane…
Jeśli w ogłoszeniu jest wyraźnie napisane, że proszę o oferty z podaniem sposobu rozliczenia oraz stawką za godzinę, to dlaczego o tę stawkę muszę sie dopominać? Podobnie, odpisywanie mi “nie wystawiam FV” nie jest odpowiedzią na pytanie. Nie wystawiasz FV? To napisz, w jaki inny sposób się rozliczasz.

Największy hit:

Niedawno otrzymałam wiadomość wysłaną za pomocą formularza kontaktowego na mojej www: “Czy nie potrzebuje Pani kogoś w stylu asystentki do pracy?” – Tyle. No sami oceńcie…
Ps. Na tę wiadomość nawet nie chciało mi się odpisać…

Pamiętaj! To Ty jesteś marką. To Twój wizerunek wpływa na dalszy sukces. Do każdej rekrutacji podejdź poważnie i się odpowiednio przygotuj. Dobrą praktyką jest pokazanie swojego podania osobie trzeciej, np. mężowi, koleżance lub mentorce.

Trzymam kciuki za owocne rekrutacje. Powodzenia!

Jeśli uważasz ten wpis za wartościowy, będzie mi miło, jeśli podzielisz się swoja opinią, udostępniając go publicznie. Pomagasz w ten sposób rozwijać się tej witrynie.

Twój biznes stoi w miejscu? Potrzebujesz wsparcia? Zatrudnij Wirtualną Asystentkę! Zapraszam serdecznie do kontaktu, to może być twój pierwszy krok do sukcesu!

mój e-mail: info@elawolinska.pl